【Excel】今すぐやめるべき迷惑設定

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Excelでやりがちだけれど、実は今すぐやめてほしい迷惑な設定集です。

ここではよく見かける、人に優しくないExcelの設定をピックアップしました。
あなたが第三者に提供する資料でこれらをやっていたらすぐやめましょう。

【心得】やらなくても問題ないなら、やらない

たとえ味気ない資料でも過不足がなければOK、極論を言えば仕事さえ完了するなら資料なんてなくてもOKです。
余計なことはやめて相手と自分の時間を大切にしましょう。

目指すのは完璧な資料ではなくて、仕事の完了です。

外部ファイルへのリンク設定をしない

Excelを開いた瞬間、次のようなメッセージが出たことありませんか?
これらは他のExcelファイルを参照先に設定していると起こります。

更新を促されても実行して良いのか判断に迷いますし、対象のファイルが参照できない環境ではそもそも更新できません。

結果的にその資料は不完全で意味のないものになります。
改善策 ・リンクによる参照はやめて値を記入する
・どうしても値を参照する必要がある場合は同一ファイル内の参照に留める

セルの結合を避ける

表の一部のセルが結合されていてコピーペーストできない残念なケースです。
警告メッセージが鬱陶しいうえに、結合箇所を見つけて解除してからコピーペーストをやり直す羽目になります。

罫線と色付けは見る人に委ねる

Excelの資料を使った作業であれば、セルの値だけをコピーペーストしたいという場面が度々あります。
そこに罫線や色付けがしてあると、わざわざ貼り付けのオプションから「値の貼り付け」を選択することになるので作業効率が落ちます。

デザイン性が求められるような印刷物であれば話は別ですが、エクセルで参照する表の類なら各々が見やすいように適宜加工すれば済むことです。
その場合、余計な設定がないほうがずっと助かります。
改善策 ・見た目を多少良くするために余計な設定をするのはむしろ不親切と割り切ってやめる
・作業効率を落とすほど見た目が悪かったら、根本的なレイアウトが間違っていないか見直す

セル内で改行しない

セル内で改行している場合、データの抽出と検索を妨害する可能性があります。
マクロや外部ツールによるデータ連携をしている場合エラーの原因になりますので避けたほうが無難です。 例えばセル中に「abcd(改行)efg」と入力した場合、"cdef"の検索ではヒットしません。
また、「折り返して全体を表示」の設定を解除して下記のような表示になっている場合でも、"cdef"の検索はヒットしません。
数式バーの表示を見ればわかりますが、値は変わっていないからです。
改善策 ・検索や抽出の対象となるセルで改行しない
・改行が必要ならば行そのものを分ける

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Posted by junichi